Allgemeine Geschäftsbedingungen

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§ 1 Anbieter, Geltungsbereich, Begriffe

1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") regeln das Vertragsverhältnis zwischen sanyx – Inhaber: Daniel Beser, Zum Möhnewehr 4, 59755 Arnsberg („Anbieter") und dem jeweiligen Kunden („Kunde") über die Nutzung der Software „sanyx".
2. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Mit Vertragsschluss bestätigt der Kunde, dass er den Vertrag in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit schließt und nicht als Verbraucher handelt.
3. Die Person, die den Vertrag für den Kunden schließt, sichert zu, zur Vertretung des Kunden berechtigt zu sein.
4. Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.
5. Begriffe: - Software: die vom Anbieter als Software-as-a-Service bereitgestellte Anwendung „sanyx", bestehend aus Web-Anwendung und Mobile-App. - Bestellung: die beim Vertragsschluss nach § 3 getroffenen Festlegungen zum Leistungsumfang (insbesondere Leistungspaket, Anzahl der Nutzer, Entgelte, Laufzeit und etwaige Sonderkonditionen) — sei es durch Annahme eines Angebots in Textform oder durch die Auswahl im Registrierungs- bzw. Buchungsablauf. - Nutzer: Mitarbeiter oder sonstige vom Kunden berechtigte Personen, die die Software über ein persönliches Konto für Zwecke des Kunden nutzen. - AVV: die zwischen den Parteien geschlossene Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO (Anlage zu diesem Vertrag).

§ 2 Vertragsgegenstand

1. Der Anbieter stellt dem Kunden die Software für die Dauer des Vertrags zur Nutzung über das Internet bereit. Eine Überlassung der Software oder ihres Quellcodes an den Kunden erfolgt nicht.
2. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung in ihrer bei Vertragsschluss aktuellen Fassung. Die Software wird laufend weiterentwickelt; § 15 Abs. 1 regelt die Grenzen zulässiger Änderungen.
3. Eigenschaften der Software gelten nur dann als garantiert, wenn der Anbieter sie ausdrücklich schriftlich als Garantie bezeichnet hat.
4. Die für die Nutzung erforderliche Internetverbindung und geeignete Endgeräte sind Sache des Kunden. Die Mobile-App wird über die App-Stores von Apple bzw. Google zu deren jeweiligen Bedingungen bezogen; Kunde und Nutzer haben die App sowie Browser und Betriebssysteme in aktuellen Versionen zu verwenden. Die Betreiber der App-Stores sind nicht Partei dieses Vertrags und übernehmen keine Wartungs-, Support- oder Gewährleistungspflichten für die Software.
5. Die erstmalige Einrichtung (Stammdaten, Vorlagen, Datenübernahme) nimmt der Kunde selbst vor; Einrichtungs-, Import- oder Schulungsleistungen des Anbieters sind nur geschuldet, soweit sie in der Bestellung vereinbart sind. Als Dokumentation stellt der Anbieter Hilfe-Inhalte in oder zu der Software bereit.
6. Funktionen, die als „Beta" oder „Test" gekennzeichnet sind, stellt der Anbieter zur Erprobung bereit. Sie gehören nicht zum geschuldeten Leistungsumfang, können Fehler enthalten und jederzeit geändert oder eingestellt werden; ihre Einschränkung oder Einstellung ist kein Mangel der Software.

§ 3 Vertragsschluss

1. Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters in Textform (z. B. per E-Mail) annimmt oder indem er im Registrierungs- bzw. Buchungsablauf die Einbeziehung dieser AGB und der AVV bestätigt. Die AGB, die AVV und die Leistungsbeschreibung werden dem Kunden vor Vertragsschluss zugänglich gemacht und können jederzeit abgerufen und gespeichert werden.
2. Die kommerziellen Bedingungen ergeben sich aus der Bestellung; soweit dort nichts festgelegt ist, gelten die bei Vertragsschluss gültige Leistungsbeschreibung und Preisübersicht des Anbieters.
3. Bei Widersprüchen gilt folgende Rangfolge: individuelle Vereinbarungen in der Bestellung, AVV, diese AGB.
4. Rechnungen werden elektronisch übermittelt; der Kunde stimmt dem zu.

§ 4 Konten und Nutzer

1. Die Nutzung setzt persönliche Nutzerkonten voraus. Konten sind personengebunden; die zulässige Anzahl ergibt sich aus der Bestellung.
2. Der Kunde verwaltet die Konten und Berechtigungen seiner Nutzer eigenverantwortlich und stellt sicher, dass seine Nutzer die Regelungen dieses Vertrags einhalten. Handlungen der Nutzer werden dem Kunden zugerechnet.
3. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde informiert den Anbieter unverzüglich, wenn ein Missbrauch von Zugangsdaten zu besorgen ist, und entzieht ausgeschiedenen Mitarbeitern unverzüglich den Zugang.

§ 5 Entgelt, Zahlung, Verzug

1. Die Entgelte ergeben sich aus der Bestellung bzw. der bei Vertragsschluss gültigen Preisübersicht. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der jeweils geltenden Umsatzsteuer.
2. Das Nutzungsentgelt ist zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums fällig und wird per Rechnung abgerechnet. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen ab Zugang ohne Abzug zahlbar.
3. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§§ 286, 288 BGB).
4. Befindet sich der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag in Verzug, darf der Anbieter den Zugang zur Software sperren, wenn er die Sperre zuvor in Textform angedroht und eine angemessene Nachfrist gesetzt hat. Die Entgeltpflicht bleibt von der Sperre unberührt. Nach vollständigem Zahlungseingang wird der Zugang unverzüglich wieder freigeschaltet. Gesetzliche Rechte des Kunden auf Herausgabe seiner Daten bleiben von einer Sperre unberührt.
5. Der Anbieter kann die Entgelte mit Wirkung zum Beginn eines neuen Abrechnungszeitraums anpassen. Preisanpassungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform angekündigt. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Anpassung kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen.
6. Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder wegen solcher Forderungen ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

1. Laufzeit und Verlängerungszeiträume ergeben sich aus der Bestellung. Der Vertrag verlängert sich jeweils um den vereinbarten Zeitraum, wenn er nicht fristgerecht gekündigt wird.
2. Soweit in der Bestellung nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Kündigungsfrist bei monatlicher Laufzeit 14 Tage, bei jährlicher Laufzeit drei Monate, jeweils zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums.
3. Kündigungen bedürfen der Textform (E-Mail genügt).
4. Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 7 Verfügbarkeit, Wartung, Support

1. Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Software. Dem Kunden ist bekannt, dass Software nicht fehlerfrei ist und die Erreichbarkeit von im Internet bereitgestellten Diensten auch von Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters abhängt (z. B. Störungen bei Telekommunikations- oder Hosting-Anbietern, höhere Gewalt). Fehler, die die Nutzung der Software oder wesentlicher Teile davon verhindern oder erheblich einschränken, behebt der Anbieter unverzüglich nach Kenntniserlangung; sonstige Fehler werden in angemessener Zeit im Rahmen der laufenden Weiterentwicklung behoben. Leistungsort ist der Übergabepunkt des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums an das Internet; für die Verbindung von den Systemen des Kunden bis zu diesem Punkt ist der Kunde verantwortlich.
2. Geplante Wartungsarbeiten führt der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten von Handwerksbetrieben durch. Wartungen, die die Nutzung voraussichtlich mehr als unwesentlich beeinträchtigen, werden mindestens 48 Stunden vorher angekündigt, soweit nicht dringende Sicherheitsgründe ein sofortiges Handeln erfordern.
3. Die KI-gestützten Funktionen (§ 8) sind unterstützende Komfortfunktionen. Ihre zeitweilige Nichtverfügbarkeit lässt die Nutzbarkeit der übrigen Software unberührt und stellt keine wesentliche Pflichtverletzung dar; die betroffenen Arbeitsschritte können manuell ausgeführt werden.
4. Support wird werktags per E-Mail an info@sanyx.de geleistet. Der Anbieter reagiert auf Anfragen in angemessener Zeit; feste Reaktions- oder Wiederherstellungszeiten sind nur geschuldet, wenn sie in der Bestellung vereinbart sind.

§ 8 KI-gestützte Funktionen

1. Die Software enthält KI-gestützte Funktionen, insbesondere die Transkription von Sprachaufnahmen, das Auslesen von Dokumenten (Texterkennung) und die Umformulierung von Texten. Ergebnisse dieser Funktionen sind maschinell erzeugte Entwürfe. Sie können Fehler enthalten, insbesondere Erkennungs- und Übertragungsfehler oder inhaltlich unzutreffende Formulierungen.
2. Der Kunde ist verpflichtet, KI-erzeugte Inhalte vor ihrer Verwendung — insbesondere vor der Weitergabe an Versicherer, Auftraggeber oder sonstige Dritte — inhaltlich zu prüfen und freizugeben. Für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit von KI-Entwürfen übernimmt der Anbieter keine Gewähr; verbindlich ist stets die vom Kunden freigegebene Fassung.
3. Die Software speichert KI-Entwurf und vom Kunden freigegebene Endfassung getrennt, sodass nachvollziehbar bleibt, welche Inhalte maschinell erzeugt wurden.
4. Kundendaten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Die KI-Verarbeitung erfolgt über Auftragsverarbeiter in der Europäischen Union ohne dauerhafte Speicherung beim Auftragsverarbeiter; Einzelheiten regelt die AVV.
5. Für die rechtlichen Pflichten, die den Kunden beim Einsatz der KI-Funktionen treffen — einschließlich etwaiger Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) gegenüber seinen eigenen Kunden und sonstigen Dritten — ist der Kunde verantwortlich.
6. Die KI-Funktionen dürfen in dem Umfang genutzt werden, der dem gebuchten Leistungsumfang und einer üblichen geschäftlichen Nutzung entspricht; etwaige Kontingente ergeben sich aus der Bestellung oder der Leistungsbeschreibung. Übersteigt die Nutzung das vereinbarte oder übliche Maß erheblich, weist der Anbieter den Kunden darauf hin und kann eine gesonderte Vereinbarung über die Mehrnutzung verlangen.

§ 9 Pflichten des Kunden

1. Der Kunde nutzt die Software nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und der geltenden Gesetze und stellt keine rechtswidrigen Inhalte ein.
2. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm und seinen Nutzern verarbeiteten Daten verantwortlich. Er stellt insbesondere sicher, dass er personenbezogene Daten Dritter (z. B. von Geschädigten, Eigentümern, Mietern, Versicherungsnehmern und Ansprechpartnern) rechtmäßig erhebt, dass für Fotoaufnahmen in fremden Räumen eine ausreichende Grundlage besteht und dass er die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO gegenüber den betroffenen Personen erfüllt.
3. Für die Einhaltung der Pflichten gegenüber seinen eigenen Kunden und Auftraggebern — einschließlich verbraucherschützender Vorschriften — ist allein der Kunde verantwortlich. Der Anbieter stellt die technische Infrastruktur bereit und prüft die vom Kunden erstellten Inhalte, Angebote und Dokumente nicht.
4. Der E-Mail-Versand aus der Software erfolgt über ein vom Kunden bereitgestelltes E-Mail-Konto. Für die versendeten Inhalte und die Zulässigkeit des Versands ist der Kunde verantwortlich.
5. Der Kunde beachtet bei der Nutzung der Software Schutzrechte Dritter (insbesondere Urheberrechte an hochgeladenen Inhalten).
6. Der Kunde unterlässt Angriffe auf die Software und die Systeme des Anbieters (z. B. unbefugte Zugriffe, Umgehung von Zugangskontrollen, Lastangriffe) und dekompiliert oder bearbeitet die Software nicht; zwingende gesetzliche Befugnisse (§§ 69d, 69e UrhG) bleiben unberührt.
7. Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer rechtswidrigen Nutzung der Software durch den Kunden oder seine Nutzer beruhen, soweit der Kunde diese Nutzung zu vertreten hat. Dies umfasst auch die angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung. Der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich über geltend gemachte Ansprüche.
8. Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere nach Handels- und Steuerrecht) für die in der Software erzeugten oder gespeicherten Unterlagen obliegt dem Kunden; die Exportfunktionen der Software (§ 14 Abs. 1) unterstützen ihn dabei.

§ 10 Nutzungsrechte

1. Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das einfache, nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software für eigene Geschäftszwecke im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen.
2. Alle Rechte an der Software verbleiben beim Anbieter. Alle Rechte an den vom Kunden eingebrachten Daten und Inhalten verbleiben beim Kunden. Der Kunde räumt dem Anbieter an diesen Daten die nicht ausschließlichen Nutzungsrechte ein, die für die Vertragserfüllung erforderlich sind (insbesondere Speicherung, Vervielfältigung zu Sicherungszwecken, Anzeige für berechtigte Nutzer und Verarbeitung nach Maßgabe der AVV).
3. Unterbreitet der Kunde dem Anbieter Verbesserungsvorschläge oder Feedback, darf der Anbieter diese ohne gesonderte Vergütung für die Weiterentwicklung seiner Produkte verwenden. Eine Pflicht zur Umsetzung besteht nicht.
4. Eine Nennung des Kunden als Referenz (z. B. mit Name und Logo) erfolgt nur mit gesonderter Zustimmung des Kunden, die jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.

§ 11 Gewährleistung und Haftung

1. Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel der Software (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) ist ausgeschlossen.
2. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie.
3. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt, höchstens jedoch auf das vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlte Entgelt. Im Übrigen ist die Haftung bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
4. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Absätze; die Haftung ist der Höhe nach auf den Aufwand begrenzt, der zur Wiederherstellung der Daten aus den vom Anbieter nach der AVV geschuldeten Datensicherungen erforderlich ist.
5. Die vorstehenden Beschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 12 Vertraulichkeit

1. Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei — insbesondere Geschäftsgeheimnisse im Sinne des § 2 Nr. 1 GeschGehG sowie Informationen, die als vertraulich gekennzeichnet oder ihrer Natur nach als vertraulich erkennbar sind — auch über das Vertragsende hinaus vertraulich und verwenden sie nur zur Durchführung dieses Vertrags.
2. Die Pflicht gilt nicht für Informationen, die ohne Verstoß gegen diesen Vertrag öffentlich bekannt sind oder werden, die der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren, die sie rechtmäßig von Dritten erhalten oder unabhängig entwickelt hat, oder deren Offenlegung gesetzlich oder behördlich angeordnet ist; im letzten Fall wird die andere Partei — soweit zulässig — vorab informiert.
3. Jede Partei macht vertrauliche Informationen nur solchen Mitarbeitern und Beratern zugänglich, die sie für die Vertragsdurchführung benötigen und die ihrerseits zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

§ 13 Datenschutz

1. Soweit der Anbieter bei der Erbringung der Leistungen personenbezogene Daten verarbeitet, für die der Kunde Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter auf Grundlage der AVV. Die AVV ist Bestandteil dieses Vertrags.
2. Für personenbezogene Daten, die der Anbieter zu eigenen Zwecken verarbeitet (insbesondere Vertrags- und Rechnungsdaten des Kunden), gilt die Datenschutzerklärung des Anbieters.

§ 14 Vertragsende: Datenexport und Löschung

1. Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit über die in der Software vorhandenen Exportfunktionen selbst sichern.
2. Auf Anforderung, die dem Anbieter spätestens 30 Tage nach Vertragsende zugehen muss, stellt der Anbieter dem Kunden dessen Daten in gängigen Formaten zum Abruf bereit (insbesondere erstellte Dokumente als PDF, Fotos in den hochgeladenen Formaten, strukturierte Daten in einem maschinenlesbaren Format). Eine darüber hinausgehende Aufbereitung ist nicht geschuldet; individueller Mehraufwand wird nach vorheriger Vereinbarung vergütet.
3. Nach Ablauf von 90 Tagen nach Vertragsende werden die Daten des Kunden gemäß der AVV gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Soweit eine sofortige Löschung nur mit unverhältnismäßigem Aufwand möglich ist (insbesondere in Datensicherungen), werden die Daten für jede weitere Verarbeitung gesperrt und mit dem turnusmäßigen Überschreiben der Sicherungen endgültig gelöscht.

§ 15 Änderungen der Leistungen und dieser AGB

1. Der Anbieter entwickelt die Software laufend weiter und darf Funktionen ändern oder ergänzen, soweit der Kernnutzen der Software — die strukturierte Erfassung und Dokumentation von Aufträgen einschließlich Berichtserstellung — erhalten bleibt. Wesentliche Einschränkungen des Kernnutzens kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vorher an; der Kunde kann in diesem Fall außerordentlich zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen.
2. Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern. Änderungen werden dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb der Frist, gelten die Änderungen als angenommen; hierauf und auf die Folgen des Schweigens wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Widerspricht der Kunde, wird der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt; beide Parteien können den Vertrag in diesem Fall zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.

§ 16 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
2. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist — soweit gesetzlich zulässig — der Sitz des Anbieters.
3. Erklärungen im Zusammenhang mit diesem Vertrag bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist.
4. Der Kunde kann Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters in Textform auf Dritte übertragen; § 354a HGB bleibt unberührt. Der Anbieter kann den Vertrag im Zuge einer Umwandlung, Umstrukturierung oder Unternehmensveräußerung auf einen Rechtsnachfolger oder ein verbundenes Unternehmen übertragen; er kündigt dies mindestens vier Wochen vorher in Textform an, und der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Übertragung kündigen. Im Voraus gezahlte Entgelte werden dann anteilig erstattet.
5. Wird der Vertrag im elektronischen Geschäftsverkehr geschlossen, werden § 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 und Satz 2 BGB abbedungen.
6. Vertragssprache ist Deutsch.
7. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.